Правила деловой электронной переписки

Деловое общение по электронной почте является неотъемлемой частью жизни любого современного человека: мы пишем клиентам, руководству, коллегам по работе, деловым патнерам, и даже людям, которые с нами не знакомы. Чем является деловая этика в электронной переписке?

0
2134

Каждое письмо – это не только отражение человека, но и его лицо, которое должно выглядеть достойно и способствовать эффективной  работе.

Важные правила в деловой переписке:

Выделите главное.

Четко сформируйте цель вашего письма. Получатель с самого начала должен понять, что от него требуется. Если это вопрос – то начинать, нужно с главного и постепенно вносить в текст письма второстепенные моменты, уточнения.

Конкретность.

Оформите грамотно и ясно поле «Тема», так как указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

Каждое письмо – это не только отражение человека, но и его лицо, которое должно выглядеть достойно и способствовать эффективной  работе.

Ясность.

Покажите уважение к адресату посредством приветствия и обращения. Письмо всегда нужно начинать с приветствия и персонального обращения. Если известно имя собеседника, то оно обязательно должно быть задействовано в первой строчке письма.
Если письмо обращено сразу к нескольким адресатам или отправлено в незнакомую компанию, то будет уместно использовать обращение «господа», «уважаемые господа», «коллеги» и т.д. К адресату нужно обращаться на «Вы».

Корректность.

Стиль изложения текста должен быть максимально сдержанным, без каких-либо эмоций. А если необходимо выделить вопрос или пожелание письма, то такая подача мыслей должна быть скрыта за корректным и нейтральным тоном письма. Афоризмы, жаргонизмы, сленг не должны присутствовать в деловом письме. Тем более неуместны в деловой переписке смайлики.

Общие правила оформления.

Если текст содержит несколько тематических отступлений, его следует разбивать на абзацы. Не следует злоупотреблять разнообразными шрифтами, курсивом, выделением цвета и т.д. Лучше всего выделять важную мысль или информацию просто подчёркнутым текстом.

Соблюдайте грамотность!

Грамотное письмо – показатель профессионализма и уровня культурного развития. Наличие в тексте разного рода ошибок, в том числе опечаток, дискредитирует репутацию отправителя.

В качестве завершения.

Подпись и указание контактной информации – хороший тон.
Подпись не должна превышать 4-6 строк: фамилия и имя, должность, название компании, телефон, электронный адрес, адрес сайта.
В деловой переписке достаточно подписи «С уважением», имя и фамилия.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here